Proteste e richieste nelle regate: come funziona la gestione digitale in RegattaIQ

Le proteste, le richieste di risarcimento e le istanze tecniche fanno parte naturale dell'organizzazione delle regate. È però importante che la loro presentazione e gestione siano chiare, tempestive e ben documentate. In RegattaIQ l'intero processo può essere gestito digitalmente: dalla segnalazione del problema da parte del regatante, alla gestione da parte della commissione, fino alla pubblicazione della decisione.

Quando presentare una protesta o una richiesta

Il regatante può presentare un caso quando desidera segnalare formalmente una violazione del regolamento, un problema relativo al risultato, una richiesta di risarcimento oppure una questione tecnica, ad esempio riguardante l'attrezzatura. Il sistema consente di scegliere il tipo di caso appropriato, e il modulo adatta i campi al tipo di segnalazione selezionata.

Per una protesta contro una barca sono richiesti, tra gli altri, le parti coinvolte, il numero della prova, la descrizione della situazione, la base della protesta e l'informazione se la controparte è stata informata. Per una richiesta tecnica il modulo è più semplice e si concentra sul contenuto dell'istanza e sugli allegati.

Presentazione del caso da parte del regatante

Un regatante autenticato può presentare protesta o richiesta direttamente dalla pagina della regata. I dati del segnalante sono presi automaticamente dal profilo e dall'iscrizione alla regata. È possibile aggiungere un numero di telefono di contatto, descrivere la situazione e allegare file.

Gli allegati possono essere caricati dal computer o dal telefono tramite codice QR. Questo è particolarmente comodo quando il regatante vuole allegare rapidamente una foto di uno schizzo della situazione, un modulo cartaceo o un'altra prova. La prima immagine aggiunta può essere contrassegnata come schizzo della situazione ed inclusa nel PDF della segnalazione.

Cosa vede la controparte

Dopo l'accettazione del caso da parte della commissione, l'informazione può essere pubblicata sulla bacheca delle proteste. Sono pubblici i dati principali: numero del caso, parti coinvolte, stato, tipo di caso e base della protesta. Il contenuto completo della segnalazione rimane disponibile dopo il login per le persone autorizzate.

La parte protestata riceve una notifica via e-mail con le informazioni sul caso e un link al pannello RegattaIQ.

Gestione da parte della commissione e degli amministratori della regata

L'amministratore della regata ha accesso alla lista delle proteste e richieste nel pannello della regata. Può filtrare i casi, aprire i dettagli, modificare lo stato, fissare la data e il luogo dell'udienza, inserire la decisione della commissione e il risultato puntuale.

Il sistema supporta diverse fasi del procedimento, tra cui: presentazione, accettazione, pianificazione dell'udienza, decisione, ritiro o rigetto. Il cambio di stato può pubblicare il caso sulla bacheca delle proteste e attivare notifiche appropriate.

L'amministratore può anche registrare un caso presentato in modo tradizionale, su carta. In questo caso ha un modulo più completo e può indicare se il segnalante è il regatante, la commissione di regata, la commissione tecnica o l'organizzatore.

Notifiche

RegattaIQ può inviare notifiche alle parti coinvolte e ai testimoni. Dopo aver fissato la data dell'udienza, i testimoni possono ricevere un'email con informazioni su data, luogo e caso per cui sono convocati. In questo modo la commissione non deve trascrivere manualmente gli indirizzi né gestire comunicazioni separate.

PDF del caso

Ogni caso può avere un PDF generato nella lingua scelta. Il documento contiene le informazioni più importanti sulla segnalazione, la descrizione della situazione, i dati delle parti, la firma del segnalante e uno spazio per uno schizzo o una foto della situazione. Dopo la decisione, il PDF può includere anche la sentenza della commissione e l’effetto sulla classifica.

Gli allegati aggiuntivi sono conservati in versione elettronica e possono essere scaricati separatamente.

Perché conviene gestire le proteste digitalmente

La gestione digitale delle proteste organizza il processo e riduce il rischio di errori. Tutti i casi si trovano in un unico posto, con numero, stato, storico e documenti. I regatanti sanno dove presentare il caso, la commissione ha tutti i dati completi e l’organizzatore può facilmente condividere la bacheca delle proteste aggiornata.

Non sostituisce il lavoro della commissione, ma elimina gran parte del caos organizzativo attorno ai moduli, agli allegati, alle scadenze e alle notifiche.