Protesty i wnioski w regatach: jak działa cyfrowa obsługa w RegattaIQ

Protesty, prośby o zadośćuczynienie i wnioski techniczne są naturalną częścią organizacji regat. Ważne jest jednak, żeby ich składanie i obsługa były czytelne, terminowe i dobrze udokumentowane. W RegattaIQ cały proces można prowadzić cyfrowo: od zgłoszenia sprawy przez zawodnika, przez obsługę komisji, aż po publikację decyzji.

Kiedy złożyć protest lub wniosek

Zawodnik może złożyć sprawę, gdy chce formalnie zgłosić naruszenie przepisu, problem z wynikiem, prośbę o zadośćuczynienie albo sprawę techniczną, na przykład dotyczącą sprzętu. System pozwala wybrać odpowiedni typ sprawy, a formularz dopasowuje pola do wybranego rodzaju zgłoszenia.

Dla protestu przeciwko łodzi potrzebne są między innymi strony sprawy, numer wyścigu, opis sytuacji, podstawa protestu oraz informacja, czy druga strona została poinformowana. Przy wniosku technicznym formularz jest prostszy i skupia się na treści wniosku oraz załącznikach.

Składanie sprawy przez zawodnika

Zalogowany zawodnik może złożyć protest lub wniosek bezpośrednio ze strony regat. Dane zgłaszającego są pobierane automatycznie z konta i zgłoszenia do regat. Można dodać numer telefonu kontaktowego, opisać sytuację i załączyć pliki.

Załączniki mogą być dodane z komputera albo z telefonu przez kod QR. To wygodne szczególnie wtedy, gdy zawodnik chce szybko dołączyć zdjęcie szkicu sytuacji, formularza papierowego lub innego dowodu. Pierwszy dodany obraz może zostać oznaczony jako szkic sytuacji i trafić do PDF zgłoszenia.

Co widzi druga strona

Po przyjęciu sprawy przez komisję informacja może zostać opublikowana na tablicy protestów. Publicznie widoczne są podstawowe dane: numer sprawy, strony, status, typ sprawy i podstawa. Pełna treść zgłoszenia pozostaje dostępna po zalogowaniu dla uprawnionych osób.

Strona protestowana otrzymuje powiadomienie e-mail z informacją o sprawie i linkiem do panelu RegattaIQ.

Obsługa przez komisję i administratorów regat

Administrator regat ma dostęp do listy protestów i wniosków w panelu regat. Może filtrować sprawy, otwierać szczegóły, zmieniać status, ustawić termin rozprawy, miejsce rozprawy, wpisać decyzję komisji oraz rezultat punktowy.

System wspiera kilka etapów sprawy, między innymi: złożenie, przyjęcie, zaplanowanie rozprawy, rozstrzygnięcie, wycofanie lub odrzucenie. Zmiana statusu może publikować sprawę na tablicy protestów i uruchamiać odpowiednie powiadomienia.

Administrator może też zarejestrować sprawę zgłoszoną tradycyjnie, na papierze. W takim przypadku ma pełniejszy formularz i może wskazać, czy zgłaszającym jest zawodnik, komisja regatowa, komisja techniczna albo organizator.

Powiadomienia

RegattaIQ może wysyłać powiadomienia do stron sprawy i świadków. Po ustaleniu terminu rozprawy świadkowie mogą otrzymać e-mail z informacją o czasie, miejscu i sprawie, której dotyczy wezwanie. Dzięki temu komisja nie musi ręcznie przepisywać adresów i pilnować osobnej komunikacji.

PDF sprawy

Każda sprawa może mieć wygenerowany PDF w wybranym języku. Dokument zawiera najważniejsze informacje o zgłoszeniu, opis sytuacji, dane stron, podpis zgłaszającego oraz miejsce na szkic lub zdjęcie sytuacji. Po rozstrzygnięciu PDF może zawierać także decyzję komisji i wpływ na punktację.

Dodatkowe załączniki są zachowane w wersji elektronicznej i można je pobrać osobno.

Dlaczego warto prowadzić protesty cyfrowo

Cyfrowa obsługa protestów porządkuje proces i ogranicza ryzyko pomyłek. Wszystkie sprawy są w jednym miejscu, mają numer, status, historię i dokumenty. Zawodnicy wiedzą, gdzie złożyć sprawę, komisja ma komplet danych, a organizator może łatwo udostępnić aktualną tablicę protestów.

To nie zastępuje pracy komisji, ale usuwa dużo organizacyjnego chaosu wokół formularzy, załączników, terminów i powiadomień.